Глава 3. РУЧНЫЕ ОПЕРАЦИИ

Окно «Ручная операция»

Окно «Ручная операция» вызывается с помощью пункта Бухгалтерия /Ручная операция Главного меню или комбинацией клавиш Ctrl+ M:

Появится диалог ручной операции:

Каждая ручная операция состоит из шапки и множества записей по счетам. Шапка содержит дату операции, сумму документа, название операции, папку «Проводника по документам», примечания .

Записи по счетам добавляются клавишей Insert или при помощи кнопки с плюсиком. При этом вызывается диалог записи по счету :

В этом диалоге следует указать вид записи Д/К (дебет или кредит), счет, сумму и слой . Счет можно выбрать по коду, если используется нумерация счетов. Для этого нужно в поле «Счет №» набрать номер счета и нажать клавишу Enter. Или же счет можно выбрать в селекторе счета. Для этого нужно нажать кнопку с ромбиком или комбинацию клавиш Alt+стрелка вниз.

Появится универсальный диалог выбора счета:

Здесь можно выбрать счет любого регистра любой компании. Бухгалтерские записи осуществляются в Allegro по счетам нижнего уровня, поэтому каталог счетов выбрать не получится. Любой счет входит в какой-нибудь регистр (основной, аналитический или забалансовый ) одной из компаний. Поэтому сначала выбираем регистр в нижнем выпадающем списке. В нем отображаются все регистры счетов со значками компаний, которым они принадлежат. Выбрав нужный счет в дереве, нажимаем кнопку Выбрать или клавишу Enter .

Введем сумму, выберем валютный слой и нажмем кнопку OK , чтобы сохранить запись:

Добавим еще одну запись по счету. Если выбранный нами счет принадлежит аналитическому регистру, то появится селектор объекта и нам придется выбрать объект аналитического учета из справочника:

Вместо того, чтобы вводить сумму, можно ввести формулу для нее. Для этого в диалоге «Запись по счету» выберем закладку «Формулы». Суммы в пределах операции обозначаются символами s1, s2, s3… То есть s1 – сумма в первой записи, s2- сумма во второй и так далее. Кстати, сумма s0 обозначает сумму документа, которая хранится в шапке.

Запишем s1 в формулу. Теперь сумма второй записи всегда будет равна сумме в первой записи:

Если вызвать на редактирование первую запись и изменить в ней сумму, то сумма во второй записи также изменится. Формулы вычисляются последовательно: сначала вычисляется формула в первой записи и запоминается ее результат, затем во второй записи и так далее…

Если записать в формулу первой записи s0, то она повторит сумму документа. Давайте так и поступим. Теперь достаточно ввести иную сумму документа и нажать Enter или Ctrl +L (применить формулы) и эта сумма отобразится в обеих строках операции. Остается ввести название операции и можно ее уже, как говорят бухгалтеры, провести. Для этого достаточно нажать кнопку Сохранить:

Каждая бухгалтерская операция мгновенно влияет на балансы тех компаний, которые она затрагивает. Если окно «Баланс» в момент сохранения операции было открыто, а птичка «Обновить баланс» в окне «Ручная операция» была установлена , то произойдет перезапрос баланса и отображение новых цифр.

Созданную только что операцию легко найти. Для этого достаточно выбрать один из счетов, который она затрагивала, и включить режим просмотра Т-счета клавишей F3. В Т-счете можно фильтровать операции по дате, например , «2004 год, месяц Май». Операции в Т-счете по умолчанию отображаются в порядке убывания дат :

Контекстное меню Т-счета позволяет вызвать в дальнейшем любую операцию для просмотра или редактирования (клавиша F2). Пользуясь этим меню, можно удалить ошибочную операцию (Delete) или использовать одни операции для создания других, используя первые в качестве образца (Ctrl+F2):

При создании операции «по образцу другой» (Ctrl +F2) Allegro создает точную копию выбранной операции с текущей датой и нулевыми суммами и вызывает ее на редактирование :

В данном случае нам достаточно изменить сумму документа и покупателя - и мы получим новую операцию об оплате.

Мы можем также сохранить операцию среди стандартных образцов ручных операций (Ctrl+S):

При сохранении операции в качестве стандартного образца, ее название подставляется в качестве названия образца. Это название можно изменить . В дальнейшем при загрузке образца название образца будет подставляться в поле «Название операции».

Использование образцов позволяет ускорять ввод ручных операций.

Вы можете заготовить ряд образцов заранее, продумав наиболее типичные операции для Вашей системы учета. Загрузка образца возможна в любой момент, если у Вас открыто окно ручной операции .

Для вызова стандартных образцов используется комбинация клавиш Ctrl+ M:

Появится диалог выбора стандартного образца, в котором работает поиск по наименованиям образцов. Для поиска образца по наименованию можно использовать «быстрый поиск», если установлена соответствующая птичка. Тогда поиск происходит при каждом нажатии клавиши в поле поиска . Если же птичка отключена, то появляется кнопка Поиск , которую следует нажать после того, как введена строка поиска. В строке поиска можно вводить обрывки слов через пробел. Поисковая система ищет одновременное вхождение всех набранных таким образом обрывков слов в название образцов операции.

Для загрузки выбранного в списке образца в окно ручной операции нажимаем кнопку Загрузить или клавишу Enter.

После этого мы можем добавить еще какие-то записи по счетам, ввести дополнительные суммы или формулы и провести операцию или сохранить ее в качестве нового образца.

Каждая ручная операция в системе Allegro может одновременно затрагивать любое количество счетов в любых регистрах любых компаний. Перед сохранением операции осуществляется автоматическая проверка на равенство сумм записей в дебет суммам записей в кредит для всех балансовых счетов каждого слоя и каждой компании в отдельности. Проверяется также, указаны ли объекты в записях по аналитическим счетам.

В формулах, кроме сумм, можно использовать курсы валютных слоев, количества и любые математические операции с этими величинами , а также скобки. Например, формула:

E3*(S1 + S2*0.18)

означает «курс валютного слоя третьей строки умножить на сумму первой строки сложенную с суммой второй строки, умноженной на 0.18».